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2014年7月21日 (月)

Evernote Days 2014 Tokyoに参加した(5)

こちらのエントリーの続き.

『Evernote を最強の営業ツールに』というタイトルで,Evernote アンバサダーの川添 祐樹氏,堀江 賢司氏によるセッションです.

概要はというと,Evernoteを仕事で使用するためのより具体的な手法,そして方法論という内容でした.

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Evernoteの業務フローへの組み込みと,共有を意識した使い方

まずは堀江氏のセッション.堀江氏は,HORIEの東京オフィスで活躍されている方です.

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まずは自己紹介,仕事の背景的な話から入られましtあ.会社の業態として,昔ながらの部分があり,コンピュータがうまく扱えない人が社内に結構多かったりする等,Evernoteの導入以前に,業務フローのIT化にかなりのご苦労をされているようです.

そして『数から質へ』の話.

これまでは情報をどんどんためるという方向性であったが,仕事で使う上では,ノートの質を上げるのが大切だという問題提起.

※写真のコントラストが低くてすみません.アングル的に,席の場所取りに失敗したかも….

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しかし,貯めるだけで意味のある情報もあるので,数がものを言う場合もある.

そこで『貯める』,『磨く/育てる』,『整える/共有』と変化させ,『自分用』から人に見せられるようにして,積極的に共有化する.

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氏の業務は今もFAX中心の仕事.そのため,FAXを受けるとメールが飛んできて,Evernoteに入っているのでそれを確認する というシステムを使っている.受け取ったものはずっと残しており,後から見なおしたり,必要に応じてタイトルを変更して検索に引っかかりやすくしている.

そしてEvernoteのスケッチ機能を活用し,インターネットFAXで送信するというフローでやりとりを行っている.

※解像度を落としているのでかなりボケていますが,判断が付かなかったので一部グレーで墨塗り

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ハガキもためていく典型例.今はスキャンしてEvernoteにため,原本を残しているが,原本を残すか捨てるかというのは悩ましい.例えば年賀状.

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旅行や出張前ノートブック.

スケジュール,パスポート番号等を書き,オフラインノートで作っておくと便利.また,必要なリストを書いておくと,毎回のチェックリストとしても使える.

また,報告用ノートも用意しておおき,(出張先から)戻る途中で報告書をまとめる.帰った後でまとめるのはモチベーションが下がる.

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そして名刺.

名刺をスキャンしたノートに対し,メールをもらった際にsignatureをコピペしておくと便利.signatureには有効な情報が沢山入っている.そして打ち合わせや商談のメモも追記する.

また,名刺の重複チェックは(登録時に行わず)検索時に重複していたらそのタイミングで消す.検索頻度が高いほど上に登ってくるので便利.

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大きなプロジェクトはノートブックにして共有する.紙資料,写真画像,画像,イメージ等を貼り込んでいる.

属人的な暗黙知ではなく,組織全体で共有して形式知にする仕事に変えていきたいと思っている.

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また,数字だけでは分かりにくいもの等は,写真を撮ってクリップしている.スライドの写真は旗の紐.

原価表等も持ち歩いている.

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別組織とも仕事を共同で進めており,共有化出来るようにしている.

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リマイダ機能,目次機能を使うと便利.

目次機能は共有しているノートのマニュアルなどに使っており,知らない人がノートを見てもいきなり使えるようになる.

この他,タイトルに連番を付けて並び順をコントロールするようにしている.

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昔はデカイ手帳に大きなバックというのが仕事のできる象徴だったが,今は違う.小さいバックを持って荷物を減らすようにしている.

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Evernoteの営業ツール化

続いて川添氏が登壇.

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元経産省の方で,現在は国家戦略特区(福岡市 グローバル創業・雇用創出特区)になった福岡市でNPO活動をされているとのこと.

九州でのビジネスは,経営者同士の人間関係を如何に構築するかが重要という話,実に参考になりました.そう言えば知り合いの営業の方に聞いたのですが,地方の営業所毎にカラーがかなり違うようで,九州はとにかく交流を大事にするようですね.出張でちょっと本社から来ただけでも,『とりあえず飲みに行こう!』交流みたいな感じで(^^

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プレゼンはPowerPointやKeynoteのスライドではなく,マインドマップライクなツールである,MindMeisterを使われていました.ノードがグリグリ動く感じで新鮮でした.ちょっとプレゼンモードの安定性が…な部分もありましたが(^^;

また,氏は日本国内初のマインドマイスター アンバサダー認定とのこと.また,優待コードがあるそうなので,使いたい人は連絡を下さいとのこと.

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そしてもう一つの仕事として,『父親』を挙げておられました.ワーク・ライフ・バランスを考える上で,実に素晴らしい.

また,元も含め,省庁の国家公務員の方って仕事ジャンキーが多い印象を持っていたので,とても意外でした.

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そして本題の『最強の営業ツール』にするまでの4ステップ.

  • 貯める
  • 磨く・育てる
  • 整える
  • 共有する

です.

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実際の使い方としてはテンプレートを使える日記アプリを使用し,営業日記を付ける.日報として個人的な物で,仕事の区別なく書いている.自分が分かれば良いとのこと.

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そして『アイデアメモ』でビジネスネタを貯める.

アイデアを逃さない,逃げたら二度と思い出せない,『初動』が大事とのこと.

他の多くの方々も言われていますが,思いついたら忘れないうちに記録というのが重要です.Evernote用のアプリである,ササッと書けて記録できるFastEverはとても便利です.記録に必要な負荷が実に少ないです.

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そして一人ブレスト.ブレストにはEver Shakerが便利

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そしてマインドマップに落とし込み,それを共有し,フィードバックをもらい,それをフィードバックする.このループを繰り返すことにより,最強の営業ツールになる.

そして誰が提案しても良いように,提案MAPおパーマリンクURLを貼っておき,どの企業に提案してどんな反応だったのかをメンバーが追記していくというルールで運用しているとのこと.

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その他の非常にためになった話

ユーザ参加型のセッションには,質疑応答があるのが非常に楽しかったりします.やはり一方的に聞くのではなく,疑問に感じたことをその場でぶつけてみることにより化学反応を起こす場合もありますので.

後日まとめようと思いますが,茂木氏の講演にまで質疑応答があったのはビックリしましたが….テレビやtwitter等を通して抱いている印象以上に,サービス精神旺盛な方でした….

閑話休題.お二人のtalkが終わってからの話題について.

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積極的な質問は出ませんでしたが(*),talkのはみ出し話的な感じで,少し余談的な話題が出ました.

(*)時間が押していて少し駆け足な感じだったので,少し質問しにくい雰囲気だったかも.このテーマでは,もう少しじっくり時間をかけてお話を聞きたいなぁと個人的には思っています.

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特に印象に残ったのは,『人生の全てを入れた方が良い』という話で,『自分が死んだとき用』のノートまで既に作成しているという話.

最近は銀行も通帳など無く,電子情報で全て管理されている場合があるので,口座やパスワードの情報をノートに入れてあるそう.そして奥様に『何かあったらここにあるから』と伝えてあるとのこと.極めつけはこのノートのタイトル.『エンディングノート』.流石です.

個人的には物理的に残さなきゃと思って,コレを購入してあったり,何らかのメッセージだけでも何か合った時に残された人達に電子的に届けられないかな…と,思ってサービスの立ち上げを企画し,数年前から某ドメインと鯖を管理維持しているけど作り込みがまだだったりする今日このごろです.

ちなみにコレは,机の上に置いておいたら,『縁起でもない!』って嫁さんに捨てられかけました(^^;

でも実際にそういう機会に立ち会われた方であればよくご存知かと思いますが,人が亡くなった後は色々と手続き的な話も含めて非常に大変なので,『言葉』以外にも用意できる部分はしておきたいなぁと思ったりもします.

あと,子供の成長記録をFaceBookにとり,子供が大きくなったらそのアカウントを子供に譲ることを計画されていたそうですが,FBは16才以上でなければアカウントが取れないので断念したとのこと.そしてEvernoteで作成することに.

また,写真が好きなのでたくさんを撮るけれど,結局多くの写真は見返さないので,1ヶ月1枚くらいのペースのノートを作成しているそうです.

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Philが言っているそうですが,『Evernoteの使い方を見る(ものの本を読む?)より,友人に聞け』というのは正しい感じたEvernote daysでした.


まとめと感想

日頃からバリバリとEvernoteを営業活動に使われているお二方なので,実績に裏付けされ,そして実際に使うことによってチューニングされた具体的手法というのは大変ためになりました.また,他のセッションでも言われていたことですが,『情報の流れを作る』というのは実に重要ですね.

と,いうことで,本セッションの内容を私なりにまとめると,次のような感じでしょうか.

  • 『仕事』で使う場合,組織でのチームプレイが必要になるので,最終的に『共有化』することを念頭に置くべき
  • 情報をはとにかく蓄積し,関連情報は同じノートに追記していくのが良い
  • FAXのようなEvernote外の世界とも,ゲートウェイを介して繋がる仕組みを作ると便利
  • ルーチンワーク化できることはテンプレート化する
  • ノートを共有する際には,Evernoteの目次機能が便利に使える.この他にもEvernoteには便利な機能が備わっている/定期的に追加されているので,工夫・活用する
  • 共有したらそれで終わりではなく,フィードバックを適時反映し,より良いものにする

この他の具体例としては,本文中に挙げた『旅行や出張前ノートブック』のテンプレート化,そして『エンディングノート』に関しては,今すぐにでも作成しようという感じです.

***

と,いうことで,1日目に聴講した最後のセッションに続きます.

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