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2014年2月 9日 (日)

NOLTYとテンミニッツの組み合わせ技で,スケジュールとToDoリストの効率的管理を目指してみる

先日,NOLTY手帳についてのエントリーを書きました.実に使い勝手が良く,使えば使うほどに良さを実感しまして,現在はスケジュール管理に関してはメイン手帳に昇格中.NOLTYとフリクションの組み合わせは最強です.

ところが日常的な業務管理という物は,スケジュール管理だけではありません.掘り下げて行くと発散するので一般的な話にに止めると,管理するものとして『ToDoリスト』が真っ先に挙げられるでしょう.

何もやる事が無いのであれば,スケジュールは生まれません.何か目的があってやる事柄があるからこそタスクが生まれ,それをこなすためにスケジュールを組み,進捗管理をしつつ,当初の目的を達成するわけです.

そしてToDo的な管理手法は,上位概念と言えるような『目的』や『達成したい夢』的な部分から,より現実的な内容に落とし込んだ『作業』にまで,様々なレイヤーで使われます.

そのようなわけで,日常的に使用する手帳としては,ToDoとスケジュールの両方を効率良く管理できるとベストなわけです.しかし,スケジュールは日付や時間に紐付けられる一方,ToDoは必ずしも日付とリンクしているわけではないので厄介です.

例えば週頭に『今週中にコレをする』というToDoリストがあったとしても,途中でプライオリティが高い仕事が入って来た場合は,翌週に繰り越しになる場合があるでしょう.こんなとき,デイリー,もしくは見開き一週間のページにToDoが書かれていた場合,翌週に転記したりしないといけないため,何かと面倒です.

仕事って物は計画通り行かないことも往々にしてあるわけで,ToDoリストも状況に応じて入れ替えや組み替え,破棄や追加がダイナミックに発生したりするわけです.ツールに求められる要件として,柔軟にこのような状況に対応できなければならないということが挙げられるでしょう.

こんなことを考えつつ机の上を見回したとき,日頃ToDo管理に使用しているテンミニッツが目に止まりました.使い方は,以前ポストしたときから若干変わってきていますが,これ程使い易いToDo管理ツールは無なぁと常日頃から実感しています(一部クラウドサービスも併用していますが).

ということで,当然の結果として,NOLTYとテンミニッツのドッキングを試行することにしました.

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本題に入る前の箸休めとして,補完ノートに関して.

前回のエントリーで,能率手帳の頃の補充ノートを引っ張り出してきましたが,今回NOLTY用かつ一回り大きくてWide 3に合うサイズの物を買い増ししました.

Amazonは品切れですが,楽天ではまだ入手可能です.書店で常に気軽に買える程度に入手性が良いと嬉しいのだけどな….

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サイズは複数あります.私が購入したのは8902という型番です.

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10冊入りで税抜き500円也.

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左が今回購入した8902,右が8901です.

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中身は同じ.クリーム色の紙を使用した横罫です.

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こんな感じで差し込みます.

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サイズ的には高さがちょっと短い感じ.あと,私はペン差しを使っていないので問題無いのですが,使用している人は少し使いにくくなるかも.

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開くと横幅が丁度良い感じになります.

なお,最初のページと最後のページは表紙と一体化しています.そのため,最後のページは写真のようになり,挿したままだと書けません.

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そしてテンミニッツ.

単体で使用する場合は ハードカバーのタイプが便利なのですが,今回はソフトカバーのタイプ を用意します.

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4年前に最初に購入し,これは確か二代目なのですが,それでも結構使用感が出て来ています.

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開くとこんな感じ.付箋は右側にあり,左側は1日のスケジュール管理用のエリア.詳しくはこちらのエントリーを参照のこと.

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本体は三つ折りになっており,上の写真から更に開くと,ToDoのエリアが出て来ます.

下の写真は現在の使用状況.今はあまり枠に拘らず,色と順番にのみ気を遣って貼る感じで使用しています.また,写真を見ても分かる通り,最近はToDo管理にのみ使用しています.

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これをNOLTの表紙カバーに挟みます.余り過ぎずキツ過ぎずで,Wide 3だと高さ的に丁度良い感じです.

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そして広げたときにも,丁度良いサイズ感です.うん.いい感じだ.

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そしてこのようにパタッと閉じると普通の付箋ホルダ的にも使えるので,手帳本体に貼る付箋として使用しても良いでしょう.

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そして更に畳むとこんな感じ.幅が少し短いのが肝です.この余裕があるために,NOLTYを開いたり閉じたりする際に支障が出ません.

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付箋のストックの分だけ厚みが増しますが,それでもこの程度です.机の上に置いても表紙が『ボン!』と,開くことも無く,まぁ少し厚くなったかな程度で済んでいます.当然スーツのポケットにも余裕で入ります.

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合体技を閃いて即実行して2週間程経つのですが,大きな問題も無く,実に便利に使えています.

唯一の問題としては,テンミニッツを挟み込んだ側の表紙のみ,ハードカバーになったような感じで,手帳を左手で掴んで後ろのページからパラパラと曲げながら開きにくくなったことくらいでしょうか.右手で掴んでパラパラやる分には問題ありませんので,右利きの人なら特に支障は無いと思います.

そして使い勝手ですが,実に良い感じです.

改めてまとめると,NOLTYは日付に紐付けられたスケジュール管理,そして記録を残す事に対しては便利なツールですが,ToDo管理にはやや柔軟性が足りません.そしてテンミニッツは,日々ダイナミックに操作が発生するようなToDo管理が非常に便利に行えますが,スケジュール管理は1日分でしかなく,また,記録を残すような仕組みがありません.

と,このような,相反する性格の二つの製品をドッキングさせ,良い所取りをしようというのが今回の趣旨でしたが,うまく行きました.単に弱い部分を相互に補完させるだけでなく,弱い部分はあえて無理に使おうとせずにバッサリ削る(使わない)ことにより,完成形な便利ツールが出来た感じです.

用途や機能が被っているツールを組み合わせると,相乗効果を狙った筈がお互いの良いところを削り合って使いにくくなることがよくあります.やはりツールはシンプルにし,単機能を組み合わせるのが一番って事かもしれません.

それと余談ですが,付箋シート/リフィルは二つ折りの状態で手帳に挟み込んでも問題ありませんが,付箋を実際に貼り付けるワークボード的な物は,テンミニッツのように三つ折りにすることにより,初めて実用に耐えうる物になるのだなと実感できました.

二つ折り,もしくは任意のページに直接付箋を貼るような形態ですと,別のページの使用中や持ち運び時に付箋が剥離したりズレたりしてしまう事が多々あり,ふと床に剥がれ落ちている付箋を見付ける度に,悩ましく感じていました.三つ折りにすると,このような問題が劇的に改善出来ます.また,形状的には,閉じるとやや小さく収納でき,開いたときはワークスペースとして十分な広さを確保出来るというメリットもあります.

と,いうことで,日常の管理情報に関しては,NOLTYを中心に『ポケット一つの原則』が実現されつつある今日この頃です.

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